Projekta vadības procesa nepārzinātājs var vaicāt: “Kāpēc mums ir nepieciešams projekta vadītājs? Vai mēs paši nevaram pastāstīt komandai, ko gribam?”.
Projekta vadība sākumā var šķist daudz vienkāršāks process, nekā tas patiesībā ir. Projekta vadība ir atsevišķa biznesa funkcija jebkurā organizācijā, tāpēc tieši projekta vadītājam ir tik liela nozīme veiksmīga projekta realizācijā. Pirms projekta izstrādes, projekta vadītājam jau ir jābūt gatavam plānam un vīzijai, lai gala produkts tiktu izveidots atbilstoši izvirzītajiem mērķiem. Viss process ir kas vairāk par termiņu izsekošanu un budžeta noteikšanu. Labs projekta vadītājs kontrolē projektu no sākuma līdz beigām, nodrošinot, ka iniciatīvas un mērķi ir stratēģiski saskaņoti.
Kā gan komanda un klients sastrādātos, ja nebūtu projekta vadības? Projekta vadības mērķis ir plānot un vadīt projektu, piedāvāt jaunas un vērtīgas idejas, lai veiksmīgi izpildītu tā mērķus un sniegtu vēlamos rezultātus. Projekta vadība ietver risku noteikšanu, resursu pārvaldību, budžeta veidošanu un skaidru komunikāciju starp visām iesaistītajām pusēm. Organizācijās, kurās netiek investēti pietiekami resursi projekta vadībā, vairāk nekā 50% no projektiem nav veiksmīgi, vēsta Project Management Institute 2018. gadā publicētais pētījums.
Projekta vadītājs ir persona, kas kontrolē darba procesu, koordinē komandas darbu un nodrošina savlaicīgu projekta izpildi.
Projekta vadībā ir jābūt unikālam līdzsvaram, kas ļauj saglabāt kontroli un neļauj zaudēt elastību.
Dažas lietas, par kurām ir atbildīgs projekta vadītājs projekta izstrādes laikā:
Iepriekš uzskaitītie pienākumi ir tikai daļa no tā, ko projekta vadītājs dara ikdienā. Tomēr nenoliedzami lielākā vērtība, ko sniedz labs projekta vadītājs, ir nevis kāda konkrēta uzdevuma izpilde, bet gan efektīva darbu plānošana un laika samazināšana pasūtījuma izstrādes jautājumos, lai komandai nevajadzētu par tiem uztraukties.
Labam projekta vadītājam noteikti noderēs prasmes biznesa vadībā, līderībā, komunikācijā, plānošanā un problēmu risināšanā. Projekta vadītājam jābūt arī tehnoloģiski prasmīgai personai, kas saprot projekta būtību.
Projekta vadība nodrošina to, ka produkts, kas tiek piegādāts, ir izstrādāts kvalitatīvi un atbilst sākotnēji izvirzītajiem mērķiem. Tāpat arī viens no projekta vadības uzdevumiem ir nodrošināt, ka projekta mērķi sakrīt ar pasūtītāja biznesa stratēģiskajiem mērķiem. Protams, attīstoties projektam, var parādīties kādi riski vai atkāpes no sākotnējā plāna, bet tieši tajā brīdī ir svarīgi, ka projekta vadītājs to laicīgi pamana un var pielāgot procesus, lai rezultātā izstrādātais produkts pildītu savu funkciju.
Projekta vadība ir svarīga, jo tā nodrošina visa projekta vadību un virzību. Bez līderības komanda būtu kā kuģis bez stūres: kustas, bet bez virziena, kontroles vai mērķa. Projekta vadītāji apkalpo komandu, bet arī nodrošina skaidras atbildības robežas un darbu sadalījumu. Projekta vadītāji ievieš procesu un cītīgi uzmana, vai tas tiek realizēts praksē, jo galu galā tieši projekta vadītājs ir atbildīgs par to, vai projekts būs veiksmīgs un termiņā.
Ja projekta komandā nebūtu projekta vadītāja un projekta vadība būtu atstāta visai komandai, tad visdrīzāk darbs norisinātos haotiski un bez jebkādas struktūras. Projektam pietrūks vienots fokuss un izveidosies neskaidri mērķi, kas novedīs pie tā, ka komanda nebūs pārliecināta, ko viņiem vajadzētu darīt, kāpēc to vajadzētu darīt utt.
Sadalot darbus mazākos posmos, komanda var koncentrēties uz tā brīža prioritātēm, novirzīt savus resursus projekta gala mērķa sasniegšanai. Tāpat sadalot to mazākos posmos ir iespējams savlaicīgi identificēt riskus, lai tos veiksmīgi novērstu vēl pirms tie ir ietekmējuši projekta gaitu.
Projekta vadītājam ir jābūt atbildīgam par saprātīgiem un sasniedzamiem termiņiem, kas apmierinātu visas projektā iesaistītās puses. Ikvienā projektā jārēķinās ar nezināmiem faktoriem, kas var ietekmēt projekta gaitu. Labs projekta vadītājs spēj analizēt un līdzsvarot pieejamos resursus, lai, neskatoties uz ietekmējošajiem faktoriem, iepriekš saskaņotais grafiks un laika plāns tiktu izpildīts.
Lai projektu pabeigtu atbilstoši visām prasībām, projekta komanda var būt pakļauta lielam spiedienam. Bez projekta vadītāja darba uzdevumi var tikt novērtēti par zemu, grafiki var tikt izveidoti nepārdomāti, kā arī viss process var tikt sasteigts. Rezultāts var veidoties kā sliktas kvalitātes produkcija, jo nav ieviesta kvalitātes kontrole. Projekta vadība nodrošina, ka projektam ir ne tikai laiks un resursi, bet arī tas, ka izstrādātais produkts tiek pārbaudīts katrā tā izstrādes posmā.
Projekta vadība ir svarīga, jo tā nodrošina, ka riski tiek pareizi pārvaldīti un laicīgi mazināti. Laba projekta vadības prakse prasa projekta vadītājam rūpīgi analizēt iespējamos riskus, kā arī izstrādāt rīcības plānu gadījumā, ja nu kāds no tiem īstenojas. Lai savlaicīgi atklātu riskus, ir labi jāpārzina izstrādes process. Tā kā projekti praktiski gandrīz nekad neīstenojas ideāli pēc sākotnējā plāna, tad tas, kā neplānotās izmaiņas tiek risinātas un kā tiek pielāgots projekta izstrādes plāns, ir atslēga uz veiksmīgu projekta īstenošanu.
Ziņošana par projekta statusu var šķist garlaicīga un nevajadzīga, un, ja viss projektā norit tieši tā, kā plānots, tad tas var šķist kā lieks darbs. Bet nepārtraukta projekta uzraudzība, nodrošinot, ka projekta izstrādes process norit pēc plāna, ir izšķiroša, lai nodrošinātu veiksmīgu projekta realizāciju.
Ja projektā tiek izmantota regulāra projekta uzraudzības sistēma, tad tā izstrādes gaitā var viegli pamanīt, kad projekts sāk novirzīties no paredzētā kursa. Jo agrāk tiek pamanīta novirze projekta gaitā, jo ātrāk to var labot.
Labs projekta vadītājs regulāri veidos viegli saprotamus progresa vai statusa ziņojumus. Tie ļauj visām iesaistītajām pusēm sekot līdzi projekta izstrādes gaitai.
Izmantojot savu profesionālo pieredzi, projekta vadītājs zinās par daudziem projektu īstenošanas aspektiem. Projekta vadītājam jāpiemīt tehniskajām prasmēm un zināšanām par projekta specifiku. Tāpat viņam ir labi jāpārzina sava komanda – katra dalībnieka pienākumi, zināšanas, pieredze, rīki un sistēmas, kas tiek izmantotas ikdienas darbā, kā arī iespējamie riski, ar ko katrs dalībnieks darba izpildē var sastapties. Šāda veida zināšanas ir liela priekšrocība saziņā ar klientiem, komandām u.c. iesaistītajām pusēm. Projekta vadītājiem ir jābūt gana kompetentiem, lai būtu kā projekta saziņas centrs, nodrošinot, ka, projektam plūstot starp dažādām komandām un darba posmiem, nekas netiktu aizmirsts.
Neviens projekta plāns nav izdevies bez stabilas komunikācijas struktūras. Komunikācija projekta vadībā ir ārkārtīgi svarīgs aspekts, kas var būtiski ietekmēt komandas sniegumu.
Projekta vadītājam ir jānodrošina, ka visai komandai ir kopīgs mērķis un ka jāstrādā kopā, lai to sasniegtu. Ar savstarpējo komunikāciju ievērojami uzlabojas visas komandas kopējā efektivitāte un produktivitāte, kas rada arī citas projekta priekšrocības.
Bez projekta vadītāja gan komanda, gan klienti ir pakļauti haotiskai vadībai, neskaidriem mērķiem, resursu trūkumam, nereālai plānošanai, augstai riska iespējamībai, budžeta deficītam, kā arī termiņu neievērošanai.
Projekta vadība izveido un nodrošina laimīgas, motivētas komandas, kas skaidri pārzina savus darba uzdevumus, tāpēc dara to profesionāli un pārdomāti. Un šāda projekta komanda nodrošina kvalitatīvu produktu izstrādi, kas nodrošina reālu ieguldījumu atdevi un padara klientus laimīgus.
Projekta vadība ir būtisks faktors veiksmīga projekta realizācijai. Projekta vadība ir tas, kas palīdz speciālistiem darboties un sekot līdzi projekta kopējam statusam. Viņš visus informē, pārvalda darba slodzi un risina iespējamās problēmas.
Tāpēc pie mums, Bright, ar klientiem strādā pieredzējuši un profesionāli projektu vadītāji, kas spēj nodrošināt kvalitatīvu darba sniegumu noteiktā termiņā!
Atpakaļ
